Izmantojiet nosacījumu formatējumu, lai izceltu svarīgus Outlook ziņojumus



Programma Outlook ļauj jums izveidot un pielāgot mapju skatus daudzos veidos, piemēram, pievienojot un noņemot kolonnas vai grupējot un kārtojot ziņojumus. Varat arī lietot noteikumus, lai Outlook ziņojumi tiktu rādīti dažādos veidos, pamatojoties uz to rekvizītiem (piemēram, sūtītāju, tēmas rindiņu vai laikspiedolu). To sauc nosacījumformatēšana . Apskatīsim, kā tas darbojas.

Atjaunināt : Viens no mūsu lasītājiem vērsa mūsu uzmanību, ka nosacījumformatējums ir pieejams tikai Outlook Windows versijā un macOS versija. Paldies, Kristij!





Darba sākšana

Lai sāktu nosacītā formatējuma iestatīšanu, dodieties uz Skats> Skata iestatījumi.



Varat arī piekļūt papildu skata iestatījumiem, ar peles labo pogu noklikšķinot uz mapes galvas un atlasot komandu Skata iestatījumi.

Logā Papildu skata iestatījumi varat pielāgot mapes skatu. Noklikšķiniet uz pogas Nosacītā formatēšana.



Reklāma

Tādējādi tiek atvērts nosacījumformatēšanas logs, ko izmantosit, lai iestatītu dažādus ziņojumu formatēšanas noteikumus.

Šī skata kārtulu sarakstā parādītie vienumi ir noklusējuma kārtulas, kas tiek piegādātas kopā ar nepielāgotu mapes skatu. Piemēram, varat redzēt, ka nelasītie ziņojumi tiek parādīti treknrakstā, zilā Segoe UI fontā ar 11 punktu lielumu.

Kā darbojas noteikumi

Noteikumi ir nosacījumi, kādiem ziņojumam ir jāatbilst, lai programma Outlook lietotu formatējumu. Noklusējuma noteikumos, piemēram, nelasītu ziņojumu kārtula tiek aktivizēta, kad ziņojums ir atzīmēts kā nelasīts. Kad šī kārtula ir aktivizēta, programma Outlook izmanto treknu, zilu, 11 punktu lietotāja interfeisa fontu Segoe, lai to parādītu.

Programma Outlook piemēro noteikumus secībā no saraksta augšdaļas. Noteikumi, kas atrodas saraksta augšdaļā, ir pārāki par zemāk esošajiem noteikumiem. Kā tas darbojas praksē? Pieņemsim, ka jums ir divas kārtulas, viena saraksta augšpusē, kas maina fontu uz zaļu, un viena zemāk sarakstā, kas maina fontu uz sarkanu. Ja ziņojums atbilst abu kārtulu nosacījumiem, fonts tiks mainīts uz zaļu, jo šis noteikums atrodas saraksta augšgalā — noteikums, kas fontu iestata uz sarkanu, tiek ignorēts.

Izmantojot noklusējuma noteikumus, varat mainīt tikai fontu. Jūs nevarat dzēst noklusējuma kārtulas, pārvietot secību vai mainīt kārtulas nosacījumus. Tomēr noklusējuma noteikumus varat izslēgt, noņemot atzīmi no tiem šī skata kārtulu sarakstā.

Kā pievienot jaunu noteikumu

Logā Nosacītā formatēšana noklikšķiniet uz pogas Pievienot. Sarakstam tiks pievienots jauns noteikums bez nosaukuma. Piešķiriet kārtulai nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Nosacījums.

Reklāma

Filtra logā varat izlemt, kādi nosacījumi vai nosacījumi pasta sūtījumam ir jāatbilst, lai to formatētu.

Šeit mēs izmantosim vienkāršu piemēru un liksim meklēt ziņojumus, kurus nosūtījis Robs Vudgeits un kuros laukā Tēma ir ietverts vārds Outlook.

Lai to izdarītu, vispirms noklikšķiniet uz pogas No, kas atver adrešu grāmatu, un atlasiet kontaktpersonu.

Pēc tam mēs pievienojam programmu Outlook laukā Meklēt vārdu(s), pārliecinoties, ka nolaižamajā sarakstā In ir atlasīta opcija Tikai tēmas lauks. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi.

Atgriežoties nosacītā formatēšanā, noklikšķiniet uz pogas Fonts.

Mēs panāksim, ka ziņojumi, kas atbilst mūsu iestatītajam filtram, tiks parādīti purpursarkanā un treknrakstā. Iestatiet savu, kā vēlaties, noklikšķiniet uz pogas Labi, vēlreiz noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu logu Nosacītā formatēšana, un pēc tam vēlreiz, lai aizvērtu logu Papildu skata iestatījumi.

Noteikumi tiek piemēroti nekavējoties. Tālāk ir redzams, ka ziņojumi, kas atbilst mūsu nosacījumiem, tagad ir treknrakstā un purpursarkanā krāsā.

Reklāma

Šis ir tikai vienkāršs piemērs — varat pievienot daudz nosacījumu, pat ļoti sarežģītus. Atgriežoties šajā filtra logā, varat pārslēgties uz cilni Citas izvēles, lai skatītu vairākus papildu nosacījumus, kurus varat izvēlēties.

Šeit varat izvēlēties saskaņot ziņojumu par to, vai:

  • Tam ir piešķirta noteikta kategorija
  • Tas ir lasīts vai nelasīts
  • Tam ir vai nav pielikumu
  • Tas ir atzīmēts kā augsta, normāla vai zema prioritāte
  • To esat atzīmējis jūs, kāds cits, neviens vai to esat atzīmējis kā pabeigtu
  • Tekstam, kuru meklējat, ir jāatbilst reģistram
  • Tas ir noteikts izmērs, lielāks vai mazāks par noteiktu izmēru vai starp diviem izmēriem

Pārslēdzieties uz cilni Papildu, un jūs varat izveidot sarežģītus nosacījumus.

Cilne Papildu ļauj atlasīt jebkuru lauku no jebkuras vietas programmā Outlook un atlasīt nosacījumu, kuram vēlaties atbilst. Tas varētu būt diezgan vienkārši, piemēram, sūtītāja saskaņošana ar precīzu adresi, taču jums ir daudz iespēju, no kurām izvēlēties. Pieņemsim, ka vēlaties, lai jūsu kārtula atbilstu saņemtajiem e-pasta ziņojumiem. Noklikšķiniet uz pogas Lauks, norādiet uz Datuma/laika lauki un pēc tam noklikšķiniet uz opcijas Saņemts.

Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Stāvoklis, lai izvēlētos savu nosacījumu.

Izvēle ir daudz lielāka, nekā jūs varētu gaidīt:

  • Jebkurā laikā
  • vakar
  • Šodien
  • rīt
  • Pēdējo 7 dienu laikā
  • Nākamo 7 dienu laikā
  • Pagājušajā nedēļā
  • Šonedēļ
  • Nākamnedēļ
  • Pagājušajā mēnesī
  • Šis mēnesis
  • Nākammēnes
  • Ieslēgts
  • Uz vai pēc
  • Ieslēgts vai pirms tam
  • Starp
  • Pastāv
  • Neeksistē

Un citi lauki, kurus varat izvēlēties, piedāvā līdzīgu skaitu iespēju.

Atlasiet savu nosacījumu, pievienojiet vērtību un noklikšķiniet uz pogas Pievienot sarakstam.

Reklāma

Sarakstam varat pievienot tik daudz nosacījumu, cik vēlaties. Lai sniegtu priekšstatu par to, cik lauku ir, apskatiet izvēlni Visi pasta lauki.

Izvēlnē Visi kontaktpersonu lauki ir vairāk nekā četras opciju kolonnas — tik daudz, ka nevarējām to ievietot saprātīgā ekrānuzņēmumā. Tāpēc mēs neapskatīsim katru no laukiem un nosacījumiem, bet tagad jūs zināt, kur tie atrodas un kā tos izmantot.

Noteikumā varat iestatīt vairākus nosacījumus, lai lietas būtu tik specifiskas, cik vēlaties. Vēlaties, lai Outlook ziņojumi tiktu rādīti sarkanā 16 pt fontā, ja tie ir no noteiktas kontaktpersonas, kas saņemti pēdējo septiņu dienu laikā, un tie satur noteiktu vārdu tēmā, un iekļaut pielikumu? Nav problēma.

Kā izdzēst noteikumu

Ja esat izveidojis kārtulu un vairs nevēlaties to, to ir viegli izdzēst. Logā Nosacītā formatēšana atlasiet kārtulu, kuru vēlaties dzēst, un noklikšķiniet uz pogas Dzēst. Atcerieties, ka varat dzēst tikai izveidotās kārtulas, nevis Outlook iebūvētās noklusējuma kārtulas.

Varat pievienot tik daudz nosacījumu, cik vēlaties, un izmantot tik daudz noteikumu, cik vēlaties. Un kā mēs jums parādījām iepriekš, kad nosacījumformatēšanas noteikumi ir iestatīti tā, kā vēlaties, varat kopējiet skatu uz citu mapi vai uz visām mapēm, ja vēlaties.

LASĪT TĀLĀK Roba Vudgeita profila fotogrāfija Robs Vudgeits
Robs Vudgeits ir rakstnieks un IT konsultants ar gandrīz 20 gadu pieredzi privātajā un publiskajā sektorā. Viņš ir strādājis arī par treneri, tehniskā atbalsta personu, piegādes vadītāju, sistēmas administratoru un citos amatos, kas saistīti ar cilvēku un tehnoloģiju sadarbošanos.
Lasīt pilnu biogrāfiju

Interesanti Raksti